Manual do Grupo Votorantim mostra como envolver os públicos de interesse nos objetivos e metas do negócio, por meio de um diálogo estruturado.

Por Jorge Abrahão* 

Cada vez mais as relações entre Estado, sociedade e empresas precisam estar integradas, seja para resolver problemas, seja para encaminhar e executar projetos de interesse comum. Isso pede um processo de escuta qualificada, em que cada parte busca romper a cultura de isolamento (que tem sido a tônica de nossa civilização) e compreender as demandas dos outros.

Esse processo de escuta no qual todos se relacionam e procuram pontos em comum chama-se “diálogo com as partes interessadas”, isto é, diálogo com aqueles públicos que recebem os impactos (positivos ou negativos) das ações executadas por outras partes.

Para as empresas, o diálogo com as partes interessadas significa uma nova maneira de estabelecer metas. Aspectos como igualdade de oportunidades, cuidados ambientais, capacitação de fornecedores, apoio a comunidades do entorno e muitos outros passam a ser tratados de maneira sistêmica e ética, pois os princípios que norteiam esse diálogo são aceitos por todas as partes.

O desenvolvimento sustentável depende da integração dos interesses da sociedade com aqueles dos negócios. Aliar lucros à cidadania e à preservação ambiental vem sendo um modelo de gestão que avança nas empresas de todos os portes e atividades e está calcado no diálogo com as partes interessadas.

Engajamento é como vem sendo chamado o processo estruturado e planejado de diálogo com as partes interessadas. Esse engajamento abre várias oportunidades para a empresa, que vão desde conhecer demandas ou insatisfações antes que se tornem conflitos mais difíceis, com prejuízos para a imagem, até promover inovação nos processos, produtos e serviços.

No Brasil, há um movimento crescente de engajamento com o público interno, com comunidades de entorno, com fornecedores da cadeia de valor, com clientes e até com governos. É possível relacionar esse engajamento com a adoção de melhores práticas de gestão responsável e a melhoria de desempenho em relação ao tripé da sustentabilidade? Como dar o primeiro passo?

As respostas a essas e outras perguntas podem ser encontradas no manual Engajamento com Partes Interessadas, produzido pelo Instituto Votorantim. Essa publicação registra as etapas trilhadas pelo Grupo Votorantim, o qual adotou o diálogo com as partes interessadas para avançar na gestão dos impactos da empresa com públicos como fornecedores, funcionários, parceiros e comunidade e gradativamente consolidar uma nova cultura na empresa.

O trabalho pode funcionar como um guia para outras empresas que querem dar o primeiro passo ou mesmo aperfeiçoar a gestão responsável rumo à sustentabilidade.

Principais aspectos desse trabalho

O manual foi feito para orientar funcionários e lideranças nas unidades operacionais sobre o processo de engajamento de partes interessadas. Ele traz ferramentas de gestão, conceitos, orientação para atividades de planejamento e critérios para priorização de temas relevantes.

Conforme o objetivo a atingir, cada unidade do grupo cuidou de engajar um público. As premissas consideradas para o engajamento foram as seguintes:
– Engajamento como parte do negócio. Com definição de metas e de processos e com o envolvimento da liderança da empresa;
– Pró-atividade. Não esperar um contato para iniciar um engajamento, especialmente em situações de crise.
– Planejamento e flexibilidade. Com base em informações atuais e relevantes, planejar o engajamento com antecedência. Conforme o andamento do diálogo, adaptar o plano.
– Cooperação. Criar um ambiente de confiança contribui para a cooperação. E a confiança é conquistada quando se cumprem os compromissos, executam-se as ações estipuladas e mantêm-se informadas as pessoas engajadas nos processos;
– Compromisso de longo prazo. O plano de engajamento deve ser contínuo e modificado de acordo com as novas demandas que forem surgindo nas empresas.
– Utilização das ferramentas disponibilizadas. Empregar o manual como ferramenta constante de consulta;
– Armazenamento e compartilhamento de informações. Manter os documentos importantes organizados e disponíveis para todos os envolvidos. É importante que os planos de engajamento sejam compartilhados.

A partir dessas premissas, foram organizados grupos de trabalho em todas as unidades do Grupo Votorantim. Eles foram os responsáveis por conduzir as atividades de engajamento e, antes de iniciar o diálogo, passaram por treinamento.

Cada grupo trabalhou com um público, definido de acordo com a prioridade a ser atendida. Em alguns momentos específicos, pessoas de outras áreas da Votorantim, e mesmo de fora da empresa, participaram do processo, pela experiência em diálogo com as partes interessadas ou por expertise técnica.

Seguem-se alguns dos resultados obtidos.

Engajamento de fornecedores

A Votorantim Cimentos de Laranjeiras, no Sergipe, é um exemplo de atividades de engajamento com fornecedores. Com o objetivo de tornar mais rápida a carga/descarga dos caminhões na unidade, realizou-se um levantamento com os caminhoneiros para verificar quais eram suas principais queixas e sugestões de melhoria.

Foram, então, investidos recursos em renovação de equipamentos, como empilhadeiras, e na melhoria do restaurante e das áreas de convivência. Foram também criados canais de comunicação direta entre a empresa e os caminhoneiros, como o “Café Carreteiro”, e ministrado treinamento aos funcionários em técnicas de cordialidade no atendimento.

Os resultados não tardaram a aparecer: redução no tempo médio de espera de 8 horas para menos de 2 horas; maior envolvimento entre as equipes internas de logística e ensacadeira; menor pressão sobre caminhoneiros e funcionários, com a consequente melhoria no ambiente de trabalho; melhor comunicação entre o setor de logística, os caminhoneiros e os donos de transportadoras.

O desafio que a empresa enfrenta agora é diminuir o tempo médio de espera para 1 hora.

Engajamento de funcionários

A Votorantim Cimentos de Sobral, no Ceará, investiu em ações que estreitassem o relacionamento entre as áreas de Suprimentos e Manutenção, para assim otimizar o tempo de parada dos fornos.

Para isso, a unidade estabeleceu um controle sistemático de prazos e status de pedidos, avaliando a urgência de cada um, estipulou encontros periódicos com diretores e coordenadores de suprimentos, gerentes e chefes de manutenção e demais usuários do sistema SAP (responsável por compras e requisição de materiais) e criou um sistema de inspeção desses materiais e balanceamento de estoques para não gerar custos.

Como resultados, a empresa obteve uma definição de ações em conjunto entre as áreas e o cumprimento dessas ações, a entrega de todos os materiais necessários para o processo e um tempo de parada dos fornos muito menor do que anteriormente.

O desafio agora é desenvolver critérios mais efetivos de avaliação de fornecedores, ampliar a rede de fornecedores e materiais e definir outras partes interessadas e novos planos de ação.

Engajamento de parceiros e comunidade

Na usina hidrelétrica de Sobragi, em Minas Gerais, a Votorantim Energia engajou as comunidades da vizinhança da usina e a empresa MRS, responsável pela linha de trem que atravessa a fazenda onde se localiza a unidade. O objetivo desse engajamento foi evitar os incêndios florestais que reduzem a área plantada, causam impactos ambientais e trazem custos de replantio.

A Votorantim convidou os vizinhos da usina e representantes da MRS para participar de treinamentos de prevenção e combate a incêndios. Com isso, essas pessoas conseguem agir tão logo apareça um foco, evitando que o fogo se alastre.

A partir dessa mobilização, houve queda nos focos de incêndio, redução de R$ 136 mil no custo de replantio e envolvimento de vizinhos e representantes da MRS com a unidade. As visitas à usina são comuns, bem como a conversa “olho no olho” sobre os interesses comuns. O desafio é manter esse relacionamento e zerar os incêndios.

Mais do que exemplos, esses casos são demonstração de que trazer os públicos para perto da empresa contribui para a construção de conhecimento e fortalece os vínculos, gerando valor compartilhado para todos.

* Jorge Abrahão é presidente do Instituto Ethos.

22/8/2012